O módulo de Gestão de Documentos foi criado para simplificar o controle de todos os documentos importantes da sua operação, sejam eles da frota, de colaboradores ou da empresa. 

Com ele, você pode cadastrar, monitorar vencimentos, agendar renovações e garantir que toda a sua documentação esteja sempre em dia. 
 

1. Como Cadastrar um Novo Documento 
 

Para iniciar o controle, o primeiro passo é cadastrar os documentos na plataforma. 
 

1. Acesse o módulo de Gestão de Documentos.
2. Clique na opção para cadastrar um novo documento. 
    
3. Preencha os campos necessários para o registro: 
    
   1. Tipo de Documento: Selecione o tipo (Ex: CNH, ASO, Licença de Operação). O sistema preencherá automaticamente a Categoria e os Dias para Notificação padrão.
   2. Identificador: Vincule o documento a um veículo, colaborador ou unidade de negócio. 
       
   3. Número: Insira o número de identificação único do documento. 
       
   4. Data de Emissão e Validade: Informe as datas de início e fim da vigência do documento. 
       
   5. Dias para Notificação: Defina com quantos dias de antecedência o sistema deve alertá-lo sobre o vencimento. 
       
   6. Anexos: Anexe cópias digitalizadas do documento (suporta imagens e PDF, até 6 arquivos). 
       
   7. Observações (Opcional): Adicione qualquer informação relevante sobre o documento em até 60 caracteres.
       
4. Após preencher os dados, clique em Salvar. 
    

2. Gerenciando seus Documentos (Ações Disponíveis) 
 

Após cadastrar um documento, você pode realizar diversas ações diretamente na tela de gestão: 
 

1. Visualizar: Abre os detalhes e os anexos do documento.
2. Editar: Permite alterar as informações de um documento já cadastrado. 
    
3. Agendar: Cria um agendamento para a data de renovação do documento.
    
4. Renovar: Inicia o processo de renovação, criando um novo registro a partir do documento existente. 
    
5. Visualizar Histórico: Mostra todas as alterações e renovações feitas nesse documento. 
    
6. Remover: Move o documento para o histórico com o status "Removido". 
    

Para encontrar documentos específicos, utilize os filtros disponíveis no topo da tela, como Empresa, Status, Período ou Responsável. 

 

3. Entendendo os Status dos Documentos 
 

Para facilitar o controle visual, cada documento é classificado por um status de vencimento e de agendamento. 

Status de Vencimento 

Importante: O status é atualizado automaticamente todos os dias à meia-noite. Um documento que vence hoje, por exemplo, ainda é considerado Regular e só mudará para Vencido no dia seguinte. 

Status de Agendamento 
 

1. Agendado: Uma data futura foi definida para a renovação. 
    
2. Não Agendado: Nenhuma ação de agendamento foi criada.
    
3. Expirado: A data e hora do agendamento passaram e a renovação não foi realizada. 
    

4. Como Renovar um Documento 
 

Quando um documento está perto de vencer, você pode usar a função de renovação para manter o histórico e facilitar o cadastro do novo documento. 
 

1. Localize o documento que deseja renovar.
2. Clique na opção Renovar.
3. O sistema criará um novo rascunho de documento com as informações do anterior.
4. Preencha os novos dados, como Data de Emissão, Validade e anexe o novo arquivo.
5. Clique em Salvar. 
    

O documento antigo será atualizado com o status "Renovado" e o novo documento ficará ativo com o status "Regular". 

5. Consultando o Histórico 
 

Precisa encontrar um documento que foi removido ou que já foi renovado? A aba Histórico permite visualizar todos os documentos que não estão mais ativos, incluindo os registros dos últimos 90 dias.