Exibições:
A funcionalidade de importação automática de documentos fiscais do Gestran Frota tem como objetivo agilizar e simplificar o processo de registro de XMLs no sistema. Com ela, é possível configurar um e-mail específico, criado e definido pela empresa, para receber os documentos fiscais eletrônicos. Sempre que um XML for enviado para esse endereço, o sistema identificará o arquivo e realizará a importação automaticamente, registrando o documento no módulo: “Documentos Fiscais > Aba: Documentos Fiscais (Retornadas)”, sem a necessidade de intervenção manual. 
 

1. Informações necessárias para cadastrar o e-mail: 

Para que o time de atendimento da Gestran possa configurar o servidor de e-mail (IMAP) e permitir o acesso aos e-mails recebidos e enviados, são necessárias as seguintes informações: 

  1. E-mail:  Endereço determinado pela empresa, que será vinculado a plataforma para que acesse o e-mail e faça a captura das notas fiscais. 

  2. Senha do E-mail: Importante para que a plataforma consiga acessar o e-mail para captura de notas. 

  3. IMAP: É o protocolo de acesso a e-mails que permite visualizar as mensagens armazenadas no servidor sem necessidade de baixá-las para o dispositivo. 

  4. Servidor de entrada ou Servidor IMAP: Um Servidor de Entrada, também conhecido como servidor IMAP - Internet Message Access Protocol (Protocolo de acesso a mensagem da internet), é um tipo de servidor de e-mail projetado para permitir que usuários acessem e gerenciem suas caixas de correio remotamente. Geralmente, um endereço de servidor IMAP começa com "imap." seguido pelo nome do provedor de email (por exemplo, imap.gmail.com). 

  5. Porta do servidor de entrada:  A porta do servidor de entrada é o número usado pelo servidor para receber e-mails. Geralmente, o número padrão para IMAP é 143 ou 993 (se o SSL estiver ativado). 

  6. Servidor de saída (ou servidor SMTP): O endereço do servidor que envia e-mails geralmente começa com "smtp." seguido pelo nome do provedor de e-mail (por exemplo, smtp.gmail.com). 

  7. Porta do servidor de saída:  É o número usado pelo servidor para enviar e-mails. Normalmente, as portas padrão para SMTP são 587 ou 465 (se o SSL estiver ativado). 

O acesso ao e-mail definido pela empresa não pode ter autenticação em dois fatores. Ou seja, o acesso deve ser feito apenas com usuário e senha simples. Isso ocorre porque a plataforma não consegue capturar notas quando o acesso ao e-mail requer mais de uma autenticação.  
 
Após obter essas informações com seu provedor de e-mail ou com sua equipe de TI, por favor, encaminhe todos os dados para o atendimento da Gestran através do portal (https://gestran1.zohodesk.com/portal/pt-br/home), para que o e-mail possa ser devidamente configurado.   
 

2. Configuração específica para e-mail Gmail:  

Para contas Gmail, será necessário criar uma Senha de Aplicativo. Essa senha é uma combinação longa e gerada aleatoriamente, que deve ser utilizada no lugar da senha normal ao acessar aplicativos e dispositivos que não suportam a verificação em duas etapas. 
 
Siga o passo a passo abaixo para criar uma Senha de Aplicativo em sua conta Gmail: 
 
Ative a autenticação em dois fatores seguindo estas etapas: 

  1. Abra sua Conta do Google. 

  2. No painel de navegação, selecione "Segurança". 

  3. Em "Como você faz login no Google", clique em "Verificação em duas etapas" e, em seguida, em "Primeiros passos". 

  4. Siga as instruções exibidas na tela.

 Ainda na sua conta Google, crie uma "Senha de Aplicativo" seguindo estas etapas: 
 
1. Selecione “Segurança” no menu lateral. 
 
2. No campo de "Pesquisa" de sua conta Google, procure por "Senhas de App", conforme mostrado na imagem: 
 
 
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3. Digite um nome, por exemplo “Gestran”, para identificação e clique em “Criar”: 
 
 
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4. Copie a senha gerada e envie junto com as outras informações do e-mail para realizar a configuração: Segue a relação de todos os dados que precisam ser enviados ao atendimento da Gestran, após a ativação da autenticação em dois fatores e a criação da senha do App:
 
 
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5. Segue a relação de todos os dados que precisam ser enviados ao atendimento da Gestran, após a ativação da autenticação em dois fatores e a criação da senha do App: 
 

  1. Endereço de E-mail: 

  2. Senha:  

  3. Senha do App: 

  4. Servidor de recebimento de e-mail's: 

  5. Porta de IMAP: 

  6. Requer conexão segura: 

  7. Método de criptografia IMAP: 
     

3. Atenção para Usuários do Office 365: 

Devido às políticas do Office365, a conexão externa para captura automática de e-mails pode ser bloqueada. Como solução, orientamos o seguinte: 

  1. Crie um novo e-mail (pode ser do Outlook ou de outro provedor que permita acesso externo via IMAP/SMTP).
     

  2. Configure um redirecionamento automático dos e-mails recebidos no Office365 para esse novo endereço. 
     

Dessa forma, os e-mails continuarão chegando normalmente na conta original e serão encaminhados para o novo e-mail, permitindo que o robô realize a captura automática das notas fiscais sem impedimentos.  
 

4. Frequência de Verificação: 

A plataforma Gestran realiza a verificação do e-mail cadastrado a cada 20 minutos. Após essa etapa, as notas passam por um processamento interno que pode levar até 40 minutos para serem exibidas na plataforma. 
 
PONTOS DE ATENÇÃO:
 
  1. Caso ocorra uma alteração de senha após a configuração, informar a equipe de atendimento para que possam atualizá-la na plataforma. Sem esse dado atualizado, não será possível realizar a autenticação e captura de notas.
     
  2. Se a caixa de e-mail for configurada para excluir e-mails automaticamente, é preciso que o tempo mínimo para exclusões seja de pelo menos 30 dias, pois caso os e-mails referentes a notas sejam apagados antes disso, podem ocorrer impactos no histórico das notas. 
     
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Palavras-chave: Automação de captura de NF-e via e-mail