O que é e como cadastrar um plano de manutenção?
Objetivo: O cadastro de planos de manutenção tem como objetivo estruturar e padronizar o acompanhamento das manutenções preventivas, assegurando maior confiabilidade e disponibilidade da frota. Com isso, busca-se reduzir custos operacionais, evitar imprevistos e minimizar o risco de falhas inesperadas, além de contribuir para o aumento da vida útil dos veículos, maior segurança nas operações e melhor planejamento das paradas para manutenção.
Neste artigo você irá aprender:
O que é um plano de manutenção? Exemplo prático.
Como cadastrar um plano de manutenção?
O que é um plano de manutenção? Exemplo prático.
Um plano de manutenção é um documento técnico e estratégico que detalha as atividades, a periodicidade e os recursos necessários para a conservação e o bom funcionamento dos veículos.
No Gestran, o cadastro de planos pode ser adaptado conforme a necessidade da operação, permitindo o cadastro considerando diferentes critérios de classificação, como categoria, fabricante ou modelo do veículo. Dessa forma, é possível determinar os programas e serviços que deverão ser aplicados em cada caso.
A seguir, apresentamos um plano de manutenção fictício simplificado, a título de referência dos dados que podem ser incluídos no cadastro:
PREVENTIVA ACTROS 2546 LS
Programa: MP1
Vence a cada 40000 Quilômetros - Tolerância de 1000 Quilômetros antes e 1000 Quilômetros depois.
Componentes | Serviços
- Filtro de combustível | Substituir
- Filtro de óleo do motor | Substituir
- Óleo do motor | Substituir
Programa: MP2
Vence a cada 80000 Quilômetros - Tolerância de 1000 Quilômetros antes e 1000 Quilômetros depois.
Componentes I Serviços
- Bomba de combustível | Verificar
- Bomba dosadora | Revisar
- Freios | Revisar
Programa: MP3
Vence a cada 120000 Quilômetros - Tolerância de 1000 Quilômetros antes e 1000 Quilômetros depois.
Componentes | Serviços
- Caixa de marchas | Revisar
- Diferencial | Revisar
Programa: TACOGRAFO
Vence a cada 725 Dias - Tolerância de 60 Dias antes e 5 Dias depois.
Componentes | Serviços
- Tacógrafo | Aferir
Os programas, vencimentos, tolerâncias, componentes e serviços deverão ser personalizados no cadastro do plano, de acordo com as necessidades reais da operação.
No próximo tópico, abordaremos o passo a passo para realizar esse cadastro no sistema.
Como cadastrar um plano de manutenção?
O cadastro deve ser feito no Módulo Manutenção > Planos de Manutenção > Cadastrar.
Ao clicar em “Cadastrar”, será exibido um Pop-up para preenchimento dos primeiros dados.
O primeiro passo é nomear o plano, que será exibido em pesquisas, vinculação de placas, programação e monitoramento. Por isso, escolha um nome claro e fácil de localizar.
👉 Exemplo utilizado neste artigo: PREVENTIVA ACTROS 2546 LS
**Importante: Cada veículo só pode estar vinculado a um único plano de manutenção. Por esse motivo, é indispensável que todos os serviços preventivos do veículo sejam incluídos nesse mesmo plano. Caso seja necessário organizar melhor os serviços, você poderá subdividi-los em diferentes programas dentro do próprio plano de manutenção.
2.1. Cadastro dos programas
Por padrão, a plataforma já sugere um primeiro programa chamado “Programa 01”. Esse nome pode ser editado conforme a necessidade. Basta clicar no ícone de edição, digitar o nome desejado e salvar.
Feito isso, vamos iniciar o preenchimento dos campos.
Tipo de Repetição: Determinará por quanto tempo o programa deverá se repetir, de acordo com os vencimentos.
Nunca: o programa é cadastrado e, após executado, não se repete automaticamente;
Para Sempre: o programa se repete sempre que atingir o vencimento configurado;
Até a Data: o programa se repete até a data limite informada.
Abrir O.S. automaticamente quando os serviços entrarem em tolerância ou vencerem: é possível configurar se as ordens de serviço serão abertas automaticamente quando os serviços entrarem em tolerância ou vencerem.
Se essa opção não for marcada, não serão geradas ordens de serviços automaticamente, os serviços vinculados ao programa serão sugeridos quando uma OS estiver sendo aberta manualmente para a mesma placa vinculada ao plano.
Caso a opção seja marcada, surgirão campos adicionais para detalhar o comportamento da abertura:
Tipo de Abertura: Determina como a abertura automática da OS vai se comportar.
Incluir o serviço em uma OS já existente: adiciona o serviço em uma ordem em aberto para a mesma placa, quando atingir a tolerância ou vencimento;
Sempre abrir uma nova OS com o serviço: gera uma nova ordem, mesmo que já existam outras abertas, quando atingir a tolerância ou vencimento.
Prazo Conclusão (Dias): Define o tempo limite para conclusão da O.S. gerada pelo plano. Esse prazo poderá ser acompanhado na tela de Consulta de O.S.
Vencimento 1
Medida: Determina qual será a medida do vencimento do programa, em Dias, Quilômetros, Horas ou Milhas.
Vence em: Determina o intervalo para vencimento do programa, conforme a medida escolhida. Ou seja, a cada quantos dias, quilômetros, horas ou milhas esse programa deve vencer.
Tolerância Mínima: Valor antes do vencimento em que o veículo deve entrar em tolerância.
Tolerância Máxima: Valor após o vencimento em que ainda será aceitável realizar a manutenção.
Exemplo: Se o vencimento for a cada 15.000 quilômetros rodados, mas o veículo deve entrar em tolerância a partir dos 14.000 km, a tolerância mínima será de 1.000 km. Se ainda for aceitável rodar até os 16.000 km, a tolerância máxima também será de 1.000 km.
Vencimento 2
É opcional e serve para situações em que o mesmo programa vence por duas medidas, como por quilometragem ou por tempo. Nesse caso, o primeiro vencimento atingido (seja de km ou dias) gera a abertura da O.S.
Exemplo: o veículo ABC1D23 possui um serviço que vence a cada 30.000 km ou a cada 90 dias. Se o veículo atingir 30.000 km em 60 dias, a manutenção será gerada mesmo antes de completar 90 dias. O prazo para a próxima manutenção será iniciado novamente a partir da data da conclusão dessa manutenção, se o programa estiver configurado para se repetir.
Remover/Adicionar Segundo Vencimento: A plataforma permite remover o campo de segundo vencimento caso não seja necessário, e adicioná-lo novamente, se houver necessidade.
Adicionar/Remover Programa: É possível cadastrar quantos programas forem necessários em um mesmo plano, cada um com vencimentos e serviços distintos. O botão “Adicionar Programa” permite incluir novos programas, enquanto o botão de remoção (ícone de lixeira) exclui programas ainda em fase de cadastro.
*Importante: Uma vez que o plano for salvo, não será possível remover os programas cadastrados, apenas editá-los.
2.2. Cadastro dos Componentes/Serviços
Após configurar os programas, clique em “Avançar para Componentes” para cadastrar os serviços vinculados.
Agora, vamos ao preenchimento dos componentes e serviços a serem executados para cada programa.
Programa: Selecione a qual programa o serviço estará vinculado. Os componentes/serviços vinculados a esse plano posteriormente, vão receber as configurações de repetição, vencimento e abertura de OS desse programa.
Componente: Escolha a parte do veículo que receberá a manutenção (motor, freios, filtros etc.). Os componentes precisam estar previamente cadastrados no módulo de Manutenção.
Temos um artigo na base de conhecimento com o passo a passo para cadastro, em caso de dúvidas. Acesse: https://site-82vab.powerappsportals.com/knowledgebase/article/KA-01033/pt-br
Serviço: Indique a ação que deve ser realizada no componente selecionado (substituir, revisar, aferir etc).
A plataforma permite adicionar quantos serviços forem necessários para cada programa, clicando em “Adicionar Serviço”, ou remover os já cadastrados (ícone de lixeira).
Durante o preenchimento dos campos, uma coluna à direita exibe um resumo do plano.
Se for necessário, é possível voltar à tela de Programas para ajustar informações ou adicionar novos.
Importante: Componentes e serviços que se repetem entre programas de um mesmo plano de manutenção, mas que possuem aferições que irão coincidir, não devem ser cadastrados mais de uma vez. Isso porque, ao atingir o quilômetro de repetição do primeiro programa, não será necessário que o mesmo serviço vença em outro programa também.
Exemplo: O componente Filtro de combustível | Substituir está definido na MP1 para vencer a cada 40.000 quilômetros. Dessa forma, ele vencerá aos 40.000 km, 80.000 km, 120.000 km e assim por diante. Nesse caso, o serviço não deve ser incluído novamente nos programas de 80.000 km ou 120.000 km, pois esses valores são múltiplos de 40.000 km. Quando forem atingidos, o próprio serviço vinculado à MP1 já estará se repetindo e gerando a Ordem de Serviço.
Se o mesmo serviço for cadastrado também nos outros programas que vencem juntos, ocorrerá duplicidade na Ordem de Serviço, o que impossibilitará sua conclusão.
Após cadastrar todos os programas, componentes e serviços, clique em “Salvar Plano”. O plano ficará disponível na aba de Planos de Manutenção, onde poderá ser editado futuramente, quando necessário.
Com o plano salvo, os próximos passos serão a vinculação e o início dos planos para os veículos. Esses processos são detalhados em outro artigo da base de conhecimento, disponível no link (inserir link).
Observações finais
Em caso de dúvidas, entre em contato com o nosso suporte através dos canais disponíveis:
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Telefone: (41) 3330-5400 - Opção 3